Privacybeleid

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van opdrachtgever (meestal bruidsparen) en hun familie en vrienden (meestal getuigen).

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbinding bedoeld. 

Artikel 1 Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, de opdrachtgever of via een derde met toestemming van opdrachtgever.

Artikel 2 Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een opdrachtgever voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

1. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk.Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

2. Als zelfstandig trouwambtenaar/ceremoniespreker is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard. 

3. Om te kunnen corresponderen met de opdrachtgever is het van belang e-mailadressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de huwelijksvoltrekking is gedaan en deze is nabesproken, worden deze contactgegevens vernietigd of verwijderd.

4. Indien op verzoek van de opdrachtgever ook contact wordt gezocht met familie of vrienden worden deze gegevens na de huwelijksvoltrekking vernietigd of verwijderd.

5. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt geanonimiseerd opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens de speech wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in d registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt genaakt, bepaalt het bruidspaar zelf welke gegevens zijn hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.

Artikel 3 Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een viruscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

Artikel 4 Vernietiging van de gegevens

Indien gegevens op papier staan, worden dee, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt. Documenten die digitaal verkregen zijn, worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig moeten worden gecontroleerd. 

Artikel 5 Informatie, inzage en correctie

Een opdrachtgever heeft ten alle tijden recht op informatie. inzage en correctie van de gegevens die zij heeft verstrekt. 

Artikel 6 In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan, direct bij het constateren hiervan, melding worden genaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

Artikel 7 Website

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Ireland Limited. Als de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking op deze website zich buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland gevestigd is, dan wordt de Google Analytics-gegevensverwerking uitgevoerd door Google LLC. In het volgende worden Google LLC en Google Ireland Limited "Google" genoemd.

Google Analytics maakt gebruik van zogenoemde "Cookies". Dit zijn tekstbestandjes die op de computer van de bezoeker van de site worden opgeslagen en die analyse van het gebruik van de website door de bezoeker mogelijk maken. De door deze cookies gegenereerde informatie over het gebruik van deze website door de bezoeker van de website (met inbegrip van het verkorte IP-adres) wordt over het algemeen naar een server van Google gestuurd en daar opgeslagen.

Google Analytics wordt op deze website uitsluitend gebruikt met de extensie "_anonymizeIp()". Deze extensie zorgt voor anonimisering van het IP-adres door het in te korten en sluit directe persoonlijke verwijzingen uit. Met deze extensie verkort Google het IP-adres binnen de lidstaten van de Europese Unie of in andere landen die de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte hebben ondertekend. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres naar een Google-server in de VS verzonden en daar verkort. Het IP-adres dat in het kader van Google Analytics door de betreffende browser wordt verzonden, wordt niet samengevoegd met andere gegevens van Google.

In opdracht van de exploitant van de website zal Google de verzamelde informatie gebruiken om het gebruik van de website te evalueren, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en om de site-exploitant andere diensten met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik te bieden (art. 6 lid 1f AVG). De gerechtvaardigde interesse in de gegevensverwerking ligt in de optimalisatie van deze website, de analyse van het gebruik van de website en de aanpassing van de inhoud. De belangen van de gebruikers worden door pseudonimisering voldoende beschermd.

Google LLC. is gecertificeerd volgens het zogenaamde Privacy Shield (zie hier voor lijstvermelding) en garandeert op basis hiervan een passend niveau van gegevensbescherming. De verzonden en aan cookies, gebruikers-ID's (bijv. gebruikers-ID's) of reclame-ID's gekoppelde gegevens worden na 50 maanden automatisch verwijderd. Gegevens waarvan de bewaartermijn is bereikt, worden één keer per maand automatisch verwijderd.

De bezoeker van de website kan verzameling van gegevens door Google Analytics door de cookie-instellingen voor deze website aan te passen. Het verzamelen en opslaan van het IP-adres en de door cookies gegenereerde gegevens kan op elk gewenst moment worden geweigerd. De browser plugin daarvoor kan via de volgende link worden gedownload en geïnstalleerd: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

De bezoeker van de site kan voorkomen dat Google Analytics gegevens verzamelt door hier te klikken. Er wordt dan een “opt-out cookie” op de website geplaatst, dat zorgt dat de gegevens van de websitebezoeker niet meer worden verzameld als de bezoeker de website bezoekt. 

Meer informatie over het gebruik van de gegevens door Google, de mogelijkheden voor instellingen en bezwaar vindt je in de privacyverklaring van Google (https://policies.google.com/privacy?hl=nl) en in de instellingen voor de weergave van reclame door Google (https://adssettings.google.com/authenticated).